Si qualque cosa diferencia una web de lloguer vacacional de la resta, és el motor de reserves. Per motor de reserves, entenem el programari que permet reservar la estada a una casa o apartament de lloguer vacacional, des de una pàgina web.
La gestió de tarifes és l’eix central del motor de reserves, la qual per cobrir les necessitats d’un lloguer vacacional ha de contemplar els següents aspectes:
Preus per intervals de temps i unitat d’allotjament.
S’han de poder establir diferents períodes d’estada mínima, de manera que per reservar la casa de lloguer, s'exigeixi un nombre mínim de nits, que pot anar variant al llarg de l’any.
S’ha de poder determinar quins dies de la setmana s’accepten arribades i sortides. En el món del lloguer turístic, és molt habitual que només s’acceptin arribades els dissabtes i diumenges.
Ofertes amb tenir diferents variants, com un descompte percentual, descomptes de darrera hora, descomptes per reserva anticipada o de llarga estada. Al cap i a la fi, descomptes que han de permetre d’una manera senzilla, rebaixar el preu en un moment determinat.
Dins l’apartat de descomptes, els codis promocionals o cupons de descompte, mereixen una menció especial. Ja que s’han convertit en una pràctica molt habitual del comerç electrònic. Es tracta d’un codi, que es fa arribar al client, per obtenir un descompte introduint-lo en el moment de confirmar una reserva.
Reserves amb peticions i reserves en línia
El sistema de reserves més eficaç, per una pàgina web, és la reserva en línia. Es a dir, que el client pugui reservar el seu allotjament directament des de la pàgina web, sense la intervenció del propietari. El motor de reserves gestiona els dies disponibles i permet reservar-los, dins el seu procés de reserva.
Ara bé, a vegades no és possible la venda directe en línia i per això, el motor de reserves també ha de permetre establir períodes, on el procés de reserva passi primer per una sol·licitud, que el propietari ha d’acceptar, abans de que el client la pugui confirmar la reserva a través de la pàgina web. Aquest cas es dona, amb els lloguers vacacionals que treballen amb Booking.com i altres intermediaris, que només contemplen la venda en línia.
El procés de reserva d’una pàgina web, ha de ser el més senzill possible, per ser efectiu. El primer pas, serà la consulta de preus i disponibilitat d’una estada, amb una opció clara per reservar i iniciar el procés de reserva, pròpiament dit. Aquí, el motor de reserves ens ha de mostrar un resum clar del que serà la reserva, amb el nom de l’allotjament, el període de dates i l’import total. Seguit d’un formulari, on el client pugi introduir les seves dades. Aquest formulari, pot incloure les dades de la targeta de crèdit, per formalitzar el pagament. Però sovint s’afegeix un pas més, per confirmar les dades de la reserva, on a més de les dades esmentades abans, el motor de reserves ens mostra la informació introduïda pel client, des de on es confirmarà la reserva amb el pagament d’un import acompte o bé, l’import total.
Finalment, el motor de reserves d’una pàgina web de lloguer vacacional, ha de permetre el pagament de les reserves, ja sigui un pagament acompte d’una part o bé l’import total. Aquest pagament s’ha de poder fer amb una targeta de crèdit o de dèbit, amb la confirmació immediata, per validar la reserva en el mateix moment que es processa.
Les passarel·les de pagament són sistemes complexos, que han d’oferir un alt grau de seguretat i fiabilitat. De fet, no són moltes les empreses al món, que desenvolupen aquests sistemes. Per això el més habitual, és que l’empresa que desenvolupa un motor de reserves integri en el seu sistema alguna d’aquestes passarel·les de pagament, com poden ser PayPal, sistemes vinculats a entitats financeres o Stripe entre d’altres. En qualsevol cas, és necessari que les transaccions es realitzin en un entorn encriptat i que les dades de les targetes no passin pel programari del motor de reserves, si no que de l’ordinador del client, passin directament al sistema de la passarel·la de pagaments.