Si algo diferencia una web de alquiler vacacional del resto, es el motor de reservas. Por motor de reservas, entendemos el software que permite reservar la estancia en una casa o apartamento de alquiler vacacional, desde una página web.
La gestión de las tarifas es el eje central del motor de reservas, la cual para cubrir las necesidades de un alquiler vacacional debe contemplar los siguientes aspectos:
Precios por intervalos de tiempo y unidad de alojamiento.
Se han de poder establecer diferentes períodos de estancia mínima, de manera que para reservar la casa de alquiler, se exija un número mínimo de noches, el cual puede ir variando a lo largo del año.
Se ha de poder determinar que días de la semana se aceptan llegadas y salidas. En el mundo del alquiler turístico, es muy habitual que solamente se acepten llegadas los sábados y domingos.
Ofertas con diferentes variantes, como un descuento porcentual, descuentos de última hora, por reserva anticipada o de larga estancia. Al fin y al cabo, descuentos que han de permitir de una manera sencilla, rebajar el precio en un momento determinado.
Dentro del apartado de los descuentos, los códigos promocionales o cupones de descuento, merecen una mención especial. Ya que se han convertido en una práctica muy habitual del comercio electrónico. Se trata de un código, que se hace llegar al cliente, para obtener un descuento introduciéndolo en el momento de confirmar una reserva.
Reservas con peticiones y reservas en línea
El sistema de reservas más eficaz, para una página web, es la reserva en línea. Es decir, que el cliente pueda reservar su alojamiento directamente desde la página web, sin la intervención del propietario. El motor de reservas gestiona los días disponibles y permite reservarlos, dentro de su proceso de reserva.
Ahora bien, a veces la venta directa en línea no es posible y por ello, el motor de reservas también ha de permitir establecer períodos, en los cuales el proceso de reserva pase primero por una solicitud, que el propietario tiene que aceptar, antes de que el cliente pueda confirmar la reserva a través de la página web. Este caso se da, con aquellos alquileres vacacionales que trabajan con Booking.com y otros intermediarios, que solamente contemplan la venta en línea.
El proceso de reserva de una página web, tiene que ser lo más sencillo posible, para ser efectivo. El primer paso, será la consulta de precios y disponibilidad de una estancia, con una opción clara para reservar e iniciar el proceso de reserva, propiamente dicho. Aquí, el motor de reservas nos tiene que mostrar un resumen claro de lo que será la reserva, con el nombre del alojamiento, el período de fechas y su importe total. Seguido de un formulario, en el cual el cliente pueda introducir sus datos. Este formulario, puede incluir los datos de la tarjeta de crédito, para formalizar el pago. Aunque a menudo se añade un paso más, para confirmar los datos de la reserva, en el cual además de los datos mencionados antes, el motor de reservas nos muestra la información introducida por el cliente, desde donde se confirmará la reserva con el pago de un importe a cuenta o bien, el importe total.
Por último, el motor de reservas de una página web de alquiler vacacional, ha de permitir el pago de las reservas, ya sea un pago a cuenta de una parte o bien el importe total. Este pago se ha de poder realizar con una tarjeta de crédito o de débito, con la confirmación inmediata, para validar la reserva en el mismo instante que se procesa.
Las pasarelas de pago son sistemas complejos, que han de ofrecer un alto grado de seguridad y fiabilidad. De hecho, no son muchas las empresas en el mundo, que desarrollan estos sistemas. Por ello, lo más habitual, es que la empresa que desarrolla un motor de reservas integre en su sistema alguna de estas pasarelas de pagos, como pueden ser PayPal, sistemas vinculados a entidades financieras o Stripe, entre otros. En cualquier caso, es necesario que las transacciones se realicen en un entorno encriptado y que los datos de las tarjetas no pasen por el software del motor de reservas, si no que del ordenador del cliente, pasen directamente al sistema de la pasarela de pagos.