Ficha de una reserva y sus funciones

Para una reserva se contemplan tres estados:

1. Confirmada; estado por defecto.

2. Petición; durante sus días de estancia, la casa no estará disponible.

3. Cancelada; una reserva en lugar de eliminarse, se pasa al estado de cancelada.

Cunado introducimos una reserva manualmente, si no se modifica, su estado será confirmada. Se tiene que seleccionar una agencia y si el cliente ya está registrado en la base de datos, se tiene que seleccionar de la lista que saldrá al empezar a teclear su apellido. Si se trata de un cliente nuevo, se creará una ficha de huésped, en la cual al haberse guardado la reserva, le podremos añadir los datos de contacto.

El formulario para introducir una nueva reserva, incluye el botón Obtener importe total, el cual calculará el importe de la reserva según los datos de la tarifa, en cualquier caso, siempre se puede poner manualmente.

En cuanto a los comentarios, se distinguen los comentarios públicos, que se incluirán en los mensajes de confirmación de una reserva y los comentarios privados, los cuales nunca serán visibles para el cliente.

Al concluir la introducción de una nueva reserva, el sistema nos conducirá a su ficha, donde se podrán consultar y gestionar, los mensajes programados automáticamente.

Estas son las funciones ligadas a una reserva, que encontramos en sus menú:

• Botón confirmar, solamente saldrá si la reserva está en estado de petición. Una vez seleccionado, la reserva pasará a estar confirmada.

• Botón PDF Reserva, para bajar la reserva en formato PDF y poder imprimirla o guardarla.

• Horas de llegada y salida, al introducirse, determinan el orden de las reservas, en el informe de llegadas.

• Cobros, para introducir cobros manualmente. Cuando una reserva tiene uno o más cobros, estos se pueden consultar y editar, seleccionando el importe pagado. Desde la consulta de las reservas Reservas / Reservas – Cobros, se pueden consultar los importes cobrados y pendientes de cobrar, de un conjunto de reservas.

• Condiciones reserva, generan un archivo en formato PDF con los datos de la reserva y sus condiciones, introducidas desde Casa / Condiciones reserva. De esta manera, se pueden imprimir o enviar por correo electrónico.

• Seleccionar política de cobros, para seleccionar una política de cobros distinta, de la configurada para la casa. De esta manera, se puede indicar una política de cobros, para una reserva concreta.

• Seleccionar política de cancelación, para cambiar la política de cancelación de una reserva o asignarle una, si no tuviera ninguna.

• Extras, para asignar un cargo extra que puede ser diario o único. Tiene que haberse configurado previamente desde Reservas / Extras.

• Impuesto local, el sistema calcula el importe del impuesto local, asociado a una casa, desde Casa / Casa – Impuesto local. Desde aquí puede enviarse un mensaje al cliente, con el detalle del impuesto o bien, descargarlo en formato PDF, para ser impreso.

• Comisión: Nombre de la agencia, este punto de menú solamente sale, cuando la reserva es de una agencia y nos permite registrar el importe de su comisión.

• Calendario, acceso directo al calendario de disponibilidad.

• Nueva reserva, desde aquí se puede crear una nueva reserva.

• Registro de cambios, para realizar un seguimiento de los cambios registrados en la reserva.

• Botón Cambiar huésped, nos permite seleccionar un huésped distinto, registrado en la base de datos, que será a nombre de quién irá la reserva.

Seleccione, para consultar los campos adicionales, para una reserva de una casa vinculada a un propietario.

Enviar mensajes desde una reserva

Los mensajes se envían al cliente por correo electrónico, siempre vinculados a una reserva. Para ello es necesario, que la ficha del huésped tenga su dirección de correo electrónico y un idioma seleccionado, aunque la lengua no es imprescindible.

En la parte inferior de la ficha, se pueden consultar y gestionar, los mensajes automáticos, generados por esta reserva. Por gestionar, se entiende; eliminar para que no se envíen o restablecer los mensajes eliminados.

Desde el botón enviar, se encuentran las siguientes opciones:

• Plantillas de mensaje, para enviar el mensaje de una plantilla, vinculado a la reserva. Como podría ser, un mensaje con las indicaciones para encontrar la casa.

• Reserva, si la reserva está confirmada se enviará un mensaje con sus datos, incluyendo el importe total y el importe cobrado. Si se trata de una petición, junto a los datos de la reserva, se incluirá un botón para acceder a la pasarela de pagos, desde donde el cliente podrá confirmar su reserva pagando el anticipo.

• Solicitar un pago, si se ha configurado una política de cobros, se enviará un mensaje solicitando el pago del importe indicado. El cliente, recibirá un mensaje con los datos de la reserva y un enlace a la pasarela de pagos, donde podrá pagar con su tarjeta, el importe indicado.

• Condiciones reserva, si la reserva es una petición, se enviará un mensaje al cliente, con los datos de la reserva, y un enlace a la página web, para aceptar las condiciones de la reserva, donde se podrá solicitar el pago con una transferencia bancaria. Esta función, es para aquellas reservas directas, que no se confirman directamente desde la página web. Si la reserva está confirmada, se enviará un mensaje con los datos de la reserva y un enlace, desde donde el cliente podrá bajarse las condiciones de la reserva.

• Solicitud de opinión, se trata de un mensaje predefinido con un enlace, para que el cliente pueda introducir su opinión, sobre la casa.