Fitxa d’una reserva i les seves funcions

Per una reserva es contemplen tres estats:

1. Confirmada; estat per defecte

2. Petició; durant els seus dies d’estada, la casa no estarà disponible.

3. Cancel·lada; una reserva en lloc d’eliminar-se, es passa a l’estat de cancel·lada.

Quan introduïm una reserva manualment, si no es modifica, el seu estat serà confirmada. S’ha de seleccionar una agència i si el client ja està registrat dins la base de dades, s’ha de seleccionar de la llista que sortirà quan es comenci a teclejar el cognom. Si és un client nou, es crearà una fitxa d’hoste, a la qual en haver guardat la reserva, l’hi podrem afegir les dades de contacte.

El formulari per introduir una nova reserva, inclou el botó Obtenir import total, que calcularà l’import de la reserva segons les dades de la tarifa, en qualsevol cas, sempre es pot posar manualment.

Pel que fa al comentaris, es distingeixen els comentaris públics, que s’inclouran als missatges de confirmació d’una reserva i el comentaris privats, els quals mai seran visibles pel client.

Una vegada introduïda una nova reserva, el sistema ens menarà a la seva fitxa, on es podran consultar i gestionar, els missatges programats automàticament.

Aquestes són les funcions lligades a una reserva, que es troben al seu menú:

• Botó Confirmar, només surt si la reserva està en estat de petició. Una vegada seleccionat, la reserva passa a estar confirmada.

• Botó PDF Reserva, per baixar la reserva en format PDF i poder imprimir-la o guardar-la.

• Hores d’arribada i sortida, una vegada introduïdes, determinaran l’ordre de les reserves, a l’informe d’arribades.

• Cobraments, per introduir cobraments manualment. Quan una reserva té un o més cobraments, aquests es poden consultar i editar, seleccionant l’import pagat. Des de la consulta de reserves Reserves / Reserves – Cobraments, es poden consultar els imports cobrats i pendents de cobrar d’un conjunt de reserves.

• Condicions reserva, genera un arxiu en format PDF amb les dades de la reserva i les condicions de la reserva, introduïdes a Casa / Condicions reserva. D’aquesta manera, es poden imprimir o enviar per correu electrònic.

• Seleccionar política de cobraments, per a seleccionar una política de cobraments distinta, de la configurada per la casa. D’aquesta manera, es pot indicar una política de cobraments, per una reserva concreta.

• Seleccionar política cancel·lació, per a canviar la política de cancel·lació de la reserva o assignar-hi una, si no en tingués cap.

• Extres, per assignar un càrrec extra que pot ser diari o únic i s’ha d’haver configurat prèviament des de Reserves / Extres.

• Impost local, el sistema calcula l’import de l’impost local, associat a la casa, des de Casa / Casa – Impost local. Des de aquí es pot enviar un missatge al client, amb el detall de l’impost o bé, davallar-se en format PDF, per ser imprès.

• Comissió: Nom de l’agència, aquest punt de menú només surt, quan la reserva és d’una agència i ens permet registrar l’import de la seva comissió.

• Calendari, accés directe al calendari de disponibilitat.

• Nova reserva, des d’aquí es pot crear una nova reserva.

• Registre de canvis, per fer un seguiment dels canvis registrats per a la reserva.

• Botó Canviar hoste, ens permet seleccionar un altre hoste, registrat dins la base de dades, que serà a nom de qui anirà la reserva.

Seleccioneu, per a consultar els camps addicionals, per una reserva d’una casa vinculada a un propietari.

Enviar missatges des de una reserva

El missatges s’envien al client per correu electrònic, sempre vinculats a una reserva. Per això és necessari, que la fitxa de l’hoste tengui l’adreça de correu electrònic i un idioma seleccionat, tot i que la llengua no és imprescindible.

A la part inferior de la fitxa, es poden consultar i gestionar, els missatges automàtics, generats per aquesta reserva. Per gestionar s’entén; eliminar perquè no s’enviïn o restablir els missatges eliminats.

Des de el botó enviar, hi ha les següents opcions:

• Plantilles de missatge, per enviar el missatge d’una plantilla, vinculat a la reserva. Com podria ser, un missatge amb les indicacions per trobar la casa.

• Reserva, si la reserva està confirmada s’enviarà un missatge amb les seves dades, amb el detall de l’import total i l’import cobrat. Si es tracta d’una petició, amb les dades de la reserva, s’inclourà un botó per accedir a la passarel·la de pagaments, des d’on es podrà confirmar la reserva pagant l’import acompte.

• Sol·licitar un pagament, si s’ha configurat una política de cobraments, s’enviarà un missatge sol·licitant el pagament de l’import indicat. El client rebrà un missatge amb les dades de la reserva i un enllaç a la passarel·la de pagament, on podrà pagar amb la seva targeta, l’import indicat.

• Condicions reserva, si la reserva és una petició, s’enviarà un missatge al client, amb les dades de la reserva, i un enllaç a la pàgina web, per acceptar les condicions de la reserva, on es podrà sol·licitar una transferència bancaria. Aquesta funció, és per aquelles reserves directes, que no es confirmen directament des de la pàgina web. Si la reserva està confirmada, s’enviarà un missatge amb les dades de la reserva i un enllaç, des de on el client es podrà davallar les condicions de la reserva.

• Sol·licitud d’opinió, es tracta d’un missatge predefinit amb un enllaç, per a que el client pugui introduir la seva opinió, sobre la casa.