Gestión de reservas

• Venta directa en línea
• Venta con peticiones previas de disponibilidad
• Reservas directas fuera de la web
• Presupuesto para una reserva
• Pre-reservas sin bloquear la disponibilidad
• Calendario de ocupación
• Paradasa de ventas

Venta directa en línea

Por defecto la venta en la página web es en línea, de manera que si hay disponibilidad y precios, desde la página web, se puede confirmar una reserva pagando el anticipo, estipulado en la sección Web / Configuración – Prepago.

Venta con peticiones previas de disponibilidad

El sistema de RentalWebs, siempre que la casa esté disponible, permite la venta directa en línea desde la web. También pueden configurarse periodos, el los cuales para confirmar una reserva, se requiere la confirmación de la disponibilidad. Ahora bien, es un proceso más complejo y menos efectivo, que la venta directa.

Si se quisiera que siempre se tuviera que confirmar la disponibilidad, se crearía un periodo de reservas con solicitudes, desde hoy hasta una fecha muy lejana.

El proceso de una solicitud de reserva, pasa por las siguientes etapas:

1. El cliente desde la web, a la hora de introducir sus datos y confirmar una reserva, se encuentra con la opción Enviar solicitud, en lugar de Reservar.

2. Después de haberse enviado la solicitud de reserva, se genera un registro con sus datos, accesible desde el panel de control y desde la sección Reservas / Pre-reservas. El propietario, también recibe una notificación por correo electrónico.

3. Si una solicitud es rechazada, el cliente recibirá una notificación por correo electrónico.

4. Si el propietario la acepta, se generará una reserva en estado de petición y se notificará al cliente, mediante un correo electrónico, en el cual encontrará un enlace para confirmarla. A partir de este momento, la casa dejará de estar disponible.

5. Seleccionando el enlace del correo, el cliente accederá a la web donde podrá confirmarla, pagando un anticipo, calculado aplicando el porcentaje estipulado en la sección Web / Configuración, sobre el total de la reserva. Una vez confirmada la transacción, la reserva pasará al estado de confirmada y se notificará, mediante un correo electrónico al cliente y al propietario.

Reservas directas fuera de la web

Para gestionar una petición de reserva directa, recibida por correo electrónico o por teléfono, un primer paso sería introducirla en el sistema con el estado de Petición. De esta manera, tenemos la reserva pendiente de confirmar, hasta que no se haya realizado el pago del anticipo, o bien se haya confirmado manualmente, desde su ficha.

Esta petición de reserva, bloqueará la disponibilidad y saldrá destacada, en el panel de control.

Para solicitar el pago del anticipo, desde la ficha de la reserva, hay dos opciones:

1. Enviar la reserva al cliente, de esta manera, el cliente recibirá un correo electrónico con los datos de la reserva y un enlace, para acceder a la pasarela de pagos de la página web, donde pagando el anticipo, su reserva quedará automáticamente confirmada.

2. Enviar las condiciones de la reserva, para solicitar una transferencia bancaria o pasar por la pasarela de pagos, asumiendo una tarifa de procesamiento.

Solicitar una transferencia bancaria, no es una práctica recomendable, si no se tiene confianza con el cliente, ya que podría ser interpretado, como un indicio de fraude.

En este segundo caso, el cliente recibirá un correo electrónico con los datos de la reserva y un enlace a un formulario de la página web, donde tendrá que rellenar sus datos personales y aceptar las condiciones para reservar. Una vez validada la información, recibiremos un correo electrónico informándonos, de que el cliente ha aceptado las condiciones del contrato.

Los datos de la cuenta bancaria con las indicaciones, para solicitar la transferencia, se tendrían que incluir en las condiciones para reservar, que se encuentran en Casa / Condiciones reserva. También pueden incluirse, en las condiciones destacadas de la misma sección. En este caso, el texto de Casa / Condiciones destacadas, saldrá en la pantalla y los correos electrónicos del proceso de reserva.

La aplicación puede configurarse, para que en este punto, el cliente tenga la posibilidad de pagar con su tarjeta, asumiendo el coste de una tarifa por el procesamiento del pago, que sería un % sobre el importe a pagar. Esto puede hacerse, desde Web / Configuración – Parámetros.

Presupuesto para una reserva

Para presentar un presupuesto de una reserva sin bloquear la disponibilidad, en primer lugar tiene que crearse una plantilla de mensaje, desde Mensajes / Plantillas de mensaje, con la opción Incluir datos de la reserva marcada. Seguidamente, se tiene que introducir una pre-reserva desde Reservas / Pre-reservas.

En la ficha de esta pre-reserva, encontraremos una opción para enviar el mensaje de la plantilla, con el texto del presupuesto.

La pre-reserva, saldrá destacada en el panel de control, hasta que no se haya rechazado o aceptado. Si se acepta, se creará una reserva en estado de petición, que bloqueará la disponibilidad.

Para aceptar la pre-reserva, tendremos dos opciones:

1. Aceptar enviando un correo electrónico al cliente, en el cual habrá un enlace hacia la pasarela de pagos, para confirmar la reserva pagando el anticipo.

2. Aceptar sin enviar correo electrónico, una opción que se encuentra en el menú de la derecha. En este caso, se bloqueará la disponibilidad con una nueva reserva, pero no se requerirá el pago al cliente.

Otra opción, seria introducir la reserva directamente en estado de petición, de manera que dese el primer momento bloquease la disponibilidad y enviar la reserva al cliente, la cual incluiría la opción para pagar desde la pasarela de pagos, o bien enviarle el mensaje, con la plantilla del presupuesto.

Pre-reservas sin bloquear la disponibilidad

Cuando desde la página web se envía una solicitud de reserva, se genera una pre-reserva, que no bloqueará la disponibilidad hasta que el propietario no la haya aceptado. También puede ser rechazada.

Mientras esté pendiente de gestionar, es decir que no se haya aceptado o rechazado, saldrá destacada en el panel de control. Desde Reservas / Pre-reservas, además de tener un registro con todas las peticiones recibidas, se podrán gestionar, con las siguientes acciones:

• Aceptar o rechazar

• Modificar sus datos

• Introducir una pre-reserva manualmente

Cuando se acepta o rechaza una pre-reserva, se envía un correo electrónico al cliente. Se puede evitar, seleccionando Aceptar o rechazar sin enviar email.

Aceptando una reserva, además de enviase un mensaje de confirmación, se genera una nueva reserva, en estado de petición.

Calendario de ocupación

Al calendario se accede desde el panel de control, después de seleccionar la casa de trabajo, o bien desde el punto de menú Reservas. De entrada muestra el mes actual y los 5 siguientes. Se puede avanzar, de seis en seis meses, tanto hacia delante como hacia atrás.

Sobre el calendario veremos las reservas, de color rojo si están confirmadas y naranja, si son peticiones. Las canceladas no aparecen. Seleccionando cualquier días de una reserva, esta se abrirá con la posibilidad de acceder a su edición, y a la del huésped, para consultar o modificar sus datos de contacto.

Leyenda de colores:

•      Gris, día sin precios. La casa no está disponible.

•       Verde, disponible.

•      Rojo, reserva confirmada. La casa no está disponible.

•      Naranja, petición de reserva, pendiente de confirmar. La casa no está disponible.

Paradas de ventas

Para parar las ventas, es suficiente dejar un periodo sin precios. Pero, si se necesita parar las ventas, para un periodo con los precios ya introducidos, crearemos un registro desde Reservas / Paradas de ventas, teniendo en cuenta que la fecha Hasta, no se incluirá en el periodo de la parada.